Integrację sklepu z systemem ERP zaczynam od tabeli, a nie od wyboru konektora. W tabeli są wszystkie dane, które mają przechodzić między sklepem a ERP, a dla każdej z nich kierunek, częstotliwość i system nadrzędny. Druga rzecz to porządek w kartotekach towarów i kontrahentów, bo integracja przenosi dane takie, jakie są, razem z błędami.
Zakres danych: co ma przechodzić między sklepem a ERP
- Towary - które pola pochodzą z ERP (nazwa, kod, EAN, stawka VAT, jednostka), a które powstają tylko w sklepie (opisy, zdjęcia, atrybuty do filtrów).
- Ceny - cennik detaliczny, ceny promocyjne, ceny dla grup klientów i kontrahentów B2B.
- Stany magazynowe - z których magazynów i czy z uwzględnieniem rezerwacji.
- Zamówienia - ze sklepu do ERP jako zamówienie od klienta czy od razu jako dokument sprzedaży.
- Kontrahenci - zakładani w ERP przy każdym zamówieniu czy tylko dla firm z NIP.
- Dokumenty - faktury, paragony, korekty, dokumenty wydania z magazynu.
- Statusy i przesyłki - etap realizacji zamówienia i numer przesyłki z powrotem do sklepu.
- Płatności - informacja o opłaceniu zamówienia do rozliczeń w ERP.
Nie wszystko musi wejść w pierwszym etapie. Najczęściej zaczynam od zamówień ze sklepu do ERP oraz stanów i cen z ERP do sklepu, bo ich ręczne przepisywanie zwykle zabiera obsłudze najwięcej czasu.
Kierunek synchronizacji i system nadrzędny
Dla każdego rodzaju danych wybierasz jeden system, który jest źródłem prawdy. Typowy układ wygląda tak:
- stany i ceny: z ERP do sklepu,
- zamówienia i dane kupującego: ze sklepu do ERP,
- opisy, zdjęcia i treści marketingowe: tylko w sklepie,
- statusy realizacji i numery przesyłek: z ERP lub systemu wysyłek do sklepu.
Synchronizację w obie strony ustawiam tylko tam, gdzie jest naprawdę potrzebna, na przykład dla danych kontrahentów B2B, które zmienia zarówno klient w sklepie, jak i handlowiec w ERP. Wtedy trzeba z góry ustalić, która zmiana wygrywa, gdy ten sam rekord zmieni się w obu miejscach.
Częstotliwość: na bieżąco czy według harmonogramu
- Stany - im więcej zamówień i kanałów sprzedaży, tym częściej. Przy sprzedaży w kilku kanałach rzadka synchronizacja oznacza sprzedaż towaru, którego już nie ma.
- Zamówienia - zwykle tuż po złożeniu albo opłaceniu, żeby magazyn mógł je od razu kompletować.
- Ceny - często wystarczy raz dziennie i dodatkowo po każdej zmianie cennika.
- Kartoteki towarów - przyrostowo, czyli tylko zmienione rekordy, a pełna synchronizacja rzadziej, na przykład w nocy.
Częstotliwość ogranicza też sam ERP. Programy instalowane lokalnie, takie jak Subiekt GT, działają na komputerze lub serwerze w firmie, więc integracja potrzebuje maszyny, która jest włączona i ma dostęp do internetu także poza godzinami pracy biura.
Kartoteki: porządek przed integracją
- Każdy towar ma jeden unikalny kod (symbol), ten sam w ERP i w sklepie. Po nim integracja łączy rekordy.
- Warianty: w ERP każdy rozmiar i kolor to zwykle osobny towar, w sklepie wariant jednego produktu. Przypisanie ustalam przed startem.
- Jednostki miary i opakowania zbiorcze są spójne, na przykład sztuka w sklepie i sztuka w ERP, a nie karton po 12 sztuk po jednej ze stron.
- Stawki VAT przypisane poprawnie do każdego towaru.
- Kontrahenci bez duplikatów, z poprawnym formatem NIP.
- Metody płatności i dostawy przypisane do odpowiednich pozycji w ERP, na przykład koszt dostawy jako usługa na dokumencie.
- Towary archiwalne i towary bez kodu wyłączone z synchronizacji albo uzupełnione.
Porządek w danych jest po Twojej stronie, bo to Ty znasz asortyment. Integracja nie naprawi rozjechanych kodów, tylko szybciej przeniesie błąd do drugiego systemu.
Ceny i stany: na co uważać
- Netto i brutto - sklep dla klientów detalicznych pokazuje ceny brutto, a ERP często liczy od netto. Ustal, w której wartości ceny przechodzą i jak zaokrąglać, bo drobne różnice w zaokrągleniu pojedynczych pozycji potrafią zmienić sumę dokumentu.
- Ceny dla kontrahentów - cenniki dla grup albo dla konkretnych klientów B2B wymagają, żeby konto w sklepie było powiązane z kontrahentem w ERP.
- Promocje - ustal, czy powstają w sklepie, czy w ERP. Jeśli w sklepie, synchronizacja cen nie może ich nadpisywać.
- Stan dostępny - stan magazynowy minus rezerwacje, a przy kilku kanałach także zapas bezpieczeństwa.
- Zamówienia między synchronizacjami - ustal, co robisz, gdy klient kupi towar, który właśnie się skończył: anulowanie, dłuższy termin czy zamiennik.
- Brak towaru - produkt ukryty, widoczny jako niedostępny czy dostępny na zamówienie.
Dokumenty: zamówienie, faktura, korekta
- Faktura powstaje w jednym miejscu. Jeśli księgowość pracuje na danych z ERP, faktura powstaje w ERP, a sklep tylko udostępnia klientowi plik PDF.
- Faktury dla firm podlegają obowiązkowi KSeF: od 1 lutego 2026 roku dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych (zakres obowiązkowego KSeF). Sklep musi przekazać do ERP komplet danych nabywcy, w tym NIP, żeby faktura przeszła przez KSeF bez poprawek.
- Paragony przy sprzedaży konsumenckiej: ustal z księgową, gdzie i jak są wystawiane.
- Korekty i zwroty: kto inicjuje korektę i czy informacja o zwrocie przechodzi ze sklepu do ERP automatycznie.
- Zamówienia anulowane lub zmienione po przesłaniu do ERP: jak integracja ma je obsłużyć.
Sposób połączenia i licencje
Dopiero z gotową tabelą danych wybieram sposób połączenia. Każdy ERP udostępnia dane inaczej, a dostęp programistyczny często jest osobno licencjonowany:
- Subiekt GT - integracje najczęściej korzystają ze Sfery, dodatku kupowanego osobno do programu (Sfera dla Subiekta GT).
- enova365 - WebAPI z interfejsem REST, licencjonowane jako moduł dodatkowy (enova365 WebAPI).
- Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL - możliwości połączenia zależą od wersji i posiadanych modułów, dlatego ustalam je z partnerem, który wdrażał Twój system.
Do wyboru są trzy drogi: gotowy konektor dla Twojej pary sklepu i ERP, integracja BaseLinker jako pośrednik albo integracja API pisana pod Twoje procesy. Gotowy konektor wdraża się szybciej, ale działa na swoich warunkach. Połączenie pisane od zera wymaga więcej pracy, za to obsługuje nietypowe ceny, jednostki i obieg dokumentów.
Błędy i monitoring
- Kolejka z ponawianiem prób, żeby zamówienie nie zginęło, gdy ERP jest chwilowo niedostępny.
- Zapis każdej wymiany danych: co, kiedy i z jakim wynikiem.
- Powiadomienia o błędach z określonym odbiorcą. Błędem jest też towar bez kodu, kontrahent bez NIP albo zamówienie z nieznaną metodą dostawy.
- Okresowe porównanie stanów w sklepie i w ERP, które wyłapuje rozbieżności, zanim zauważy je klient.
- Procedura awaryjna dla obsługi: co robić, gdy integracja nie działa dłużej niż kilka godzin.
- Testy scenariuszy innych niż zwykłe zamówienie: anulowanie, korekta, zwrot, częściowa realizacja.
- Kontrola integracji po każdej aktualizacji ERP i sklepu.
Pierwsze kroki
- Rozpisz obecny obieg zamówienia: kto, gdzie i co przepisuje.
- Wypełnij tabelę: dane, kierunek, częstotliwość, system nadrzędny.
- Uporządkuj kody towarów, jednostki, stawki VAT i kontrahentów.
- Sprawdź wersję ERP, posiadane moduły i licencję na dostęp programistyczny.
- Wskaż osobę, która zna konfigurację ERP, w Twojej firmie albo po stronie wdrożeniowca.
- Przygotuj kopię bazy ERP albo firmę testową, na której sprawdzę integrację bez ryzyka dla prawdziwych dokumentów.
Najczęstsze pytania
Czy do integracji z Subiektem GT potrzebna jest dodatkowa licencja?
Zwykle tak. Integracje z Subiektem GT najczęściej korzystają ze Sfery, która jest osobnym dodatkiem do programu. Przed wyceną sprawdzam, czy masz ją wykupioną.
BaseLinker czy integracja bezpośrednia z ERP?
BaseLinker wystarcza przy popularnych systemach, standardowym asortymencie i przesyłaniu głównie zamówień. Integracja bezpośrednia ma sens przy cenach dla kontrahentów, nietypowych jednostkach, synchronizacji na bieżąco i wtedy, gdy konektor nie obsługuje części danych. Jak przygotować sklep, jeśli wybierzesz BaseLinkera, opisuję we wpisie Jak przygotować sklep do wdrożenia BaseLinkera.
Jak często synchronizować stany magazynowe?
Tak często, żeby między synchronizacjami nie sprzedać towaru, którego nie ma. Przy jednym kanale i kilku zamówieniach dziennie wystarczy rzadziej, przy kilku kanałach potrzebna jest synchronizacja niemal na bieżąco.
Czy można przenieść do ERP historyczne zamówienia?
Tak, jako osobny etap. Standardowa integracja przesyła zamówienia od dnia uruchomienia, a historię z wybranego okresu przenoszę jednorazowym importem.
Co się dzieje, gdy ERP jest niedostępny?
Zamówienia czekają w kolejce i przechodzą, gdy ERP wróci. O dłuższej przerwie dostaję powiadomienie, a obsługa ma na ten czas opisaną procedurę.
Mapowanie danych, wybór sposobu połączenia i wdrożenie z monitoringiem prowadzę w ramach integracji ERP / CRM. Jeśli poza ERP łączysz sklep także z kurierami, hurtowniami i marketplace, zobacz pozostałe integracje sklepu internetowego.
