KSeF w sklepie internetowym oznacza, że każda faktura dla firmy powstaje w Krajowym Systemie e-Faktur, niezależnie od tego, czy wystawia ją sklep, BaseLinker (Base), program do faktur czy ERP. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmuje także najmniejszych sprzedawców, a faktura wystawiona przy użyciu kasy fiskalnej przestaje być wyjątkiem. Paragony i faktury dla konsumentów nadal mogą powstawać poza KSeF.
Poniżej opisuję zmiany od 1 stycznia 2027 roku, a potem pokazuję, jak ustalić, który system w Twoim sklepie wystawia faktury, co musi działać w koszyku i jak to przetestować przed włączeniem połączenia z KSeF.
Zmiany od 1 stycznia 2027 roku
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 roku dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych. Od 1 lutego 2026 roku każda firma odbiera też przez KSeF faktury od dostawców (zakres obowiązkowego KSeF). Na 1 stycznia 2027 roku przypadają trzy zmiany ważne dla sklepów:
- Najmniejsi sprzedawcy - podatnicy, u których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza progu z ustawy, mogą wystawiać faktury poza KSeF tylko do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmuje także ich.
- Faktury z kasy fiskalnej i paragony z NIP - faktury przy użyciu kas rejestrujących można wystawiać poza KSeF tylko do końca 2026 roku i tylko do tej daty paragon z NIP nabywcy do określonej kwoty jest fakturą uproszczoną. Od 1 stycznia 2027 roku faktura dla podatnika do takiej transakcji musi powstać w KSeF (pytania i odpowiedzi KSeF 2.0).
- Kary - według obowiązujących przepisów kary za błędy w KSeF są odroczone do 1 stycznia 2027 roku. 22 września 2026 roku do wykazu prac rządu trafił projekt ustawy UD477, który przesuwa ten termin na 1 stycznia 2028 roku (projekt UD477). Na 5 października 2026 roku to projekt, a nie obowiązujący przepis. Przesunięcie dotyczy kar, nie samego obowiązku.
W sieci krążą sprzeczne informacje o terminie kar, a projekt może się jeszcze zmienić. Sprawdź aktualny stan na ksef.podatki.gov.pl w dniu, w którym podejmujesz decyzję.
Który system wystawia fakturę w Twoim sklepie
Zanim sklep zacznie przekazywać faktury do KSeF, ustal jedno miejsce wystawiania faktur i jedną numerację. W sklepie internetowym są cztery typowe miejsca:
- Sam sklep - WooCommerce w standardzie nie wystawia faktur, robi to dopiero wtyczka. PrestaShop tworzy faktury w PDF, ale PDF nie jest fakturą ustrukturyzowaną. W obu przypadkach potrzebujesz rozwiązania, które wysyła fakturę do KSeF w strukturze FA(3), obowiązującej od 1 lutego 2026 roku (struktura logiczna FA(3)).
- BaseLinker - wysyła do KSeF faktury, które w nim wystawiasz. Co dokładnie obsługuje przy KSeF i co poza fakturami robi ten system, opisuję we wpisie o tym, czym jest BaseLinker (Base) i co potrafi.
- Program do faktur online połączony ze sklepem lub z BaseLinkerem - sprawdź, czy wysyła faktury do KSeF automatycznie, czy wymaga zatwierdzenia każdej z nich.
- ERP, na przykład Subiekt, Comarch ERP Optima albo enova365 - sklep musi przekazać komplet danych nabywcy, żeby faktura przeszła przez KSeF bez poprawek. Co ustalić przed połączeniem, opisuję we wpisie o tym, od czego zacząć integrację sklepu z ERP.
Sprawdź też, czy faktur nie wysyłają do KSeF dwa systemy naraz, na przykład BaseLinker i program księgowy. Każda faktura ma trafić do KSeF raz, z jednego miejsca. Zamówienia z Allegro i innych marketplace podlegają tym samym zasadom co zamówienia ze sklepu, więc faktury dla wszystkich kanałów najlepiej wystawiać w tym samym systemie.
Jeśli dopiero wdrażasz BaseLinkera, decyzja o fakturach i KSeF jest jednym z punktów w checkliście przygotowania sklepu do BaseLinkera.
Scenariusze sprzedaży: co trafia do KSeF
Sklep obsługuje kilka rodzajów sprzedaży i każdy wymaga innego dokumentu. Tabela pokazuje typowe scenariusze i to, co musi działać po stronie sklepu.
KSeF w typowych scenariuszach sprzedaży w sklepie
Tabela pokazuje, kiedy dokument trafia do KSeF i co musi działać po stronie sklepu. Stan prawny na 5 października 2026 roku według ksef.podatki.gov.pl.
| Kryterium | Czy trafia do KSeF | Co musi działać w sklepie |
|---|---|---|
| Paragon dla konsumenta | Nie. Paragon nie jest fakturą, KSeF go nie obejmuje. | Kasa lub drukarka fiskalna połączona ze sklepem albo z BaseLinkerem, jeśli taki sposób ewidencji ustalisz z księgową. |
| Faktura dla konsumenta na jego prośbę | Dobrowolnie. Możesz ją wystawić w KSeF albo poza nim. | Decyzja, czy faktury bez NIP idą do KSeF. Jeśli tak, klient dostaje wizualizację z kodem QR. |
| Faktura dla firmy z NIP | Tak. Od 1 stycznia 2027 roku także u najmniejszych sprzedawców. | Pole NIP i dane firmy w osobnych polach zamówienia, przekazywane do systemu, który wystawia fakturę. |
| Faktura do paragonu dla firmy | Tak. Wyjątek dla faktury wystawionej przy użyciu kasy obowiązuje tylko do końca 2026 roku. | NIP podany przed wystawieniem paragonu. Bez NIP na paragonie faktury na firmę nie wystawisz. |
| Paragon z NIP nabywcy | Nie. Do określonej kwoty jest fakturą uproszczoną tylko do końca 2026 roku, od 1 stycznia 2027 roku już nie. | Jeśli firma potrzebuje faktury, wystawiasz ją w KSeF. |
| Korekta faktury dla firmy po zwrocie | Tak, tak samo jak faktura, którą koryguje. | Korekta w tym samym systemie co faktura, uruchamiana przez obsługę albo po przyjęciu zwrotu. |
| Faktura dla firmy z innego kraju UE | Tak. Nabywca dostaje ją poza KSeF, w uzgodniony sposób. | Wizualizacja faktury z kodem QR wysyłana klientowi, na przykład jako PDF w mailu. |
| Faktura wystawiona bez połączenia z KSeF | Tak, w trybie offline24, najpóźniej w następnym dniu roboczym. | Program do faktur z obsługą trybu offline i wysyłką zaległych faktur po powrocie połączenia. |
Sposób ewidencji sprzedaży konsumenckiej, w tym obowiązek kasy fiskalnej, ustalasz z księgową. Tabela opisuje stronę techniczną i nie jest poradą podatkową.
Co musi działać w koszyku i zamówieniu
- Pole NIP zapisywane w osobnym polu zamówienia, a nie w uwagach. WooCommerce w standardzie nie ma pola NIP w formularzu zamówienia, a w PrestaShop sprawdzam, czy pole numeru NIP w adresie jest widoczne przy zakupie na firmę.
- Wybór „kupuję jako firma” przed płatnością. Fakturę do paragonu dla firmy wystawisz tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy (zasady wystawiania faktur do paragonów). Jeśli klient poda NIP dopiero po wystawieniu paragonu, dostanie fakturę jak konsument, bez NIP.
- Sprawdzenie formatu NIP w formularzu, zanim zamówienie trafi dalej. Literówka w NIP oznacza fakturę do poprawienia korektą.
- Pełne dane nabywcy: nazwa firmy i adres w osobnych polach, przekazywane do systemu, który wystawia fakturę.
- Oznaczenie zamówień konsumenckich, żeby faktury bez NIP nie trafiały do KSeF, jeśli tak ustalisz z księgową.
- Korekty po zwrotach wystawiane w tym samym systemie co faktura pierwotna. Ustal, kto uruchamia korektę: obsługa sklepu czy automatyczna akcja po przyjęciu zwrotu.
- Wizualizacja z kodem QR dla nabywców spoza KSeF, czyli konsumentów i firm z innych krajów. Faktura przekazana takiemu nabywcy w uzgodniony sposób musi mieć kod weryfikujący (kody weryfikujące QR).
Jak sprawdzić, czy wszystko działa
Połączenie z KSeF najpierw testuje się na środowisku testowym, a dopiero potem przełącza na produkcyjne. W BaseLinkerze każde środowisko KSeF wymaga osobnego tokenu. Warto przejść przez te scenariusze:
- Zamówienie na firmę z NIP: faktura powstaje w jednym miejscu, trafia do KSeF i dostaje numer KSeF.
- Zamówienie konsumenckie: dokument powstaje zgodnie z ustaleniami z księgową, a faktura bez NIP nie trafia do KSeF, jeśli tak ustawiono.
- Prośba o fakturę do paragonu z NIP: wiadomo, kto ją wystawia i w którym systemie.
- Zwrot części zamówienia: korekta powstaje w tym samym systemie co faktura i również trafia do KSeF.
- Sprzedaż do firmy z innego kraju UE: klient dostaje wizualizację faktury z kodem QR.
- Brak połączenia z KSeF: faktura powstaje w trybie offline24 i trafia do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym (tryb offline24).
- Faktury kosztowe od hurtowni i dostawców: wiadomo, kto odbiera je z KSeF i jak trafiają do księgowości.
Od czego zależy koszt wdrożenia KSeF w sklepie
Koszt zależy od tego, gdzie dziś powstają faktury i ile trzeba zmienić:
- faktury wystawia już program z wysyłką do KSeF: zostaje sprawdzenie danych z koszyka, konfiguracja i testy scenariuszy,
- sklep tworzy własne pliki PDF: potrzebna jest wtyczka lub moduł z obsługą KSeF albo przeniesienie wystawiania do BaseLinkera lub programu do faktur,
- faktury powstają w ERP: zakres zależy od tego, czy obecna integracja przekazuje komplet danych nabywcy i obsługuje korekty,
- brakuje pola NIP albo wyboru zakupu na firmę: dochodzi zmiana w koszyku.
Przy budowie nowego sklepu pole NIP w koszyku i przekazywanie danych nabywcy do systemu, który wystawia faktury, są częścią zakresu integracji, a samo połączenie z KSeF ustawia się w tym systemie. Jak integracje wpływają na cenę całego sklepu, opisuję we wpisie o tym, ile kosztuje sklep internetowy i od czego zależy cena.
Najczęstsze pytania
Czy faktura PDF ze sklepu wystarczy od 2027 roku?
Dla firm nie. Faktura dla podatnika musi powstać w KSeF jako faktura ustrukturyzowana. Plik PDF możesz wysłać klientowi dodatkowo, jako wizualizację faktury z KSeF.
Czy paragony też trafiają do KSeF?
Nie. KSeF obejmuje faktury, a paragony nadal powstają na kasie lub drukarce fiskalnej. Od 1 stycznia 2027 roku paragon z NIP nie jest jednak fakturą uproszczoną.
Czy muszę wystawiać w KSeF faktury dla klientów indywidualnych?
Nie musisz. Faktury dla konsumentów możesz wystawiać w KSeF dobrowolnie. Jeśli to robisz, klient dostaje fakturę w uzgodniony sposób, z kodem QR i numerem KSeF.
Od kiedy obowiązują kary za brak KSeF?
Według przepisów obowiązujących 5 października 2026 roku od 1 stycznia 2027 roku. Rządowy projekt UD477 przesuwa ten termin na 1 stycznia 2028 roku. Aktualny stan sprawdź na ksef.podatki.gov.pl.
Co zrobić z fakturą, gdy KSeF nie działa?
Wystawić ją w trybie offline24 i przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Przy ogłoszonej awarii systemu termin jest dłuższy. Faktura przekazana nabywcy przed wysłaniem do KSeF ma dwa kody QR.
Poprawki w koszyku, takie jak pole NIP i przekazywanie danych nabywcy do BaseLinkera, programu do faktur albo ERP, robię w ramach integracji sklepu internetowego. Wysyłki faktur do KSeF nie konfiguruję: ustawiasz ją w systemie, który wystawia faktury, z jego dostawcą albo z biurem rachunkowym.
Ten wpis opisuje techniczną stronę KSeF w sklepie, stan na 5 października 2026 roku, i nie jest poradą podatkową. O dokumentowaniu sprzedaży w Twojej firmie decydujesz z księgową lub doradcą podatkowym.
