Jak przygotować sklep do wdrożenia BaseLinkera - checklista

Wdrożenie BaseLinkera idzie sprawnie, gdy przed pierwszym logowaniem do panelu masz ustalone trzy rzeczy: który system jest źródłem stanów i cen, jak wygląda obieg zamówienia od wpłaty do wysyłki i gdzie powstają faktury. Konektory i automatyczne akcje ustawiam wtedy pod gotowe decyzje, zamiast zmieniać je po pierwszych pomyłkach na prawdziwych zamówieniach.

Uwaga o nazwie: od 2025 roku BaseLinker działa pod marką Base, a konta, dane, ustawienia i integracje zostały bez zmian (blog Base). W tekście używam nazwy BaseLinker, bo pod nią większość sprzedawców nadal szuka tego narzędzia.

Integracja sklepu: co przygotować po stronie sklepu

• Sposób połączenia - zależy od platformy. WooCommerce łączy się przez klucze REST API wygenerowane w ustawieniach sklepu, a część platform przez plik integracyjny wgrywany na serwer (integracja WooCommerce, plik integracyjny).
• Dostępy - konto administratora sklepu, a przy pliku integracyjnym także dostęp FTP lub SSH do serwera.
• Zapora i ochrona przed botami - jeśli sklep stoi za zaporą aplikacyjną albo filtrem ruchu, sprawdzam, czy nie blokuje zapytań BaseLinkera.
• Aktualne oprogramowanie - sklep, wtyczki i moduły w aktualnych wersjach, kopia zapasowa przed instalacją czegokolwiek.
• Dane w zamówieniu - NIP przy zamówieniach na firmę i numer punktu odbioru przy dostawie do paczkomatu muszą zapisywać się w osobnych polach zamówienia. Bez tego faktura i etykieta wymagają ręcznych poprawek.
• Nazwy metod dostawy i płatności - jednoznaczne, bo w BaseLinkerze przypisuję je do kurierów i statusów.
• Statusy zamówień - lista obecnych statusów w sklepie i decyzja, które z nich BaseLinker ma ustawiać z powrotem w sklepie.
• Data startu - dzień, od którego BaseLinker ma pobierać zamówienia. Dzięki temu stare, zrealizowane zamówienia nie wracają do obsługi i nie generują drugi raz faktur ani etykiet.

Magazyny i stany: który system jest nadrzędny

To najważniejsza decyzja przed startem. Stany i ceny mogą pochodzić ze sklepu, z katalogu w BaseLinkerze, z ERP albo z hurtowni. BaseLinker potrafi pobierać stany ze sklepu lub hurtowni albo wysyłać je ze swojego katalogu do sklepu, przy czym do hurtowni stanów i cen nie wyśle (synchronizacja między magazynami). Dla każdego rodzaju danych wybierasz jedno źródło prawdy i trzymasz się go. Jeśli tym źródłem ma być program magazynowy, połączenie planuję razem z integracją ERP / CRM. Co ustalić przed połączeniem sklepu z ERP, opisuję we wpisie Od czego zacząć integrację sklepu z ERP.

• Każdy produkt i każdy wariant ma unikalny kod (SKU), a przy sprzedaży na marketplace także kod EAN.
• Te same kody są w sklepie, w ERP i w ofertach na Allegro. Po nich łączę produkty między systemami.
• Stany wyjściowe są policzone i wprowadzone przed startem, a nie poprawiane w trakcie.
• Wiesz, kiedy stan ma się zmniejszać: przy złożeniu zamówienia czy po jego opłaceniu.
• Jeśli masz kilka magazynów fizycznych albo sprzedajesz zestawy złożone z kilku produktów, sposób liczenia stanu jest spisany.
• Częstotliwość synchronizacji stanów sprawdzam dla każdego kanału osobno, bo zależy od rodzaju połączenia i ustawień.

Kanały sprzedaży

• Lista kanałów na start: sklep, Allegro, Amazon, Empik, Erli, eBay. Zaczynam od jednego kanału, kolejne dokładam, gdy pierwszy działa bez ręcznych poprawek.
• Konta firmowe na marketplace z aktywnym dostępem i uprawnieniem do połączenia z zewnętrznym systemem.
• Kategorie i wymagane parametry ofert na marketplace przypisane do produktów.
• Zdjęcia i opisy przygotowane pod wymagania kanału. Marketplace mają własne zasady dotyczące zdjęć, tytułów i opisów, a oferta, która ich nie spełnia, nie zostanie wystawiona albo trzeba ją poprawiać ręcznie.
• Zasady cen dla kanałów: ta sama cena wszędzie albo narzut na kanale z prowizją. BaseLinker pozwala ustawić przelicznik cen dla konkretnego kanału.
• Istniejące oferty, na przykład na Allegro, łączę z produktami w magazynie zamiast wystawiać je od nowa. Nowa oferta zaczyna bez historii sprzedaży, a powiązanie istniejącej ją zachowuje.
• Wskazana osoba, która odpowiada na wiadomości i obsługuje zwroty z każdego kanału.

Kurierzy i wysyłka

• Umowy z kurierami i dane dostępowe do ich systemów albo konto u pośrednika przesyłek.
• Przypisanie: która metoda dostawy w którym kanale odpowiada której usłudze kuriera, w tym paczkomat, kurier, odbiór w punkcie i pobranie.
• Wagi i wymiary produktów albo domyślne gabaryty paczek, żeby etykieta tworzyła się bez ręcznego wpisywania.
• Rachunek do wypłat pobrań, jeśli je oferujesz.
• Format etykiet (A4 lub A6) i drukarka, na której będą drukowane.
• Numer przesyłki ma automatycznie wracać do klienta i do kanału sprzedaży, w którym złożył zamówienie.

Faktury i dokumenty

• Decyzja, gdzie powstaje faktura: w BaseLinkerze czy w programie, z którego korzysta księgowość (Subiekt, Comarch ERP Optima, wFirma, Fakturownia). Jedno miejsce wystawiania i jedna numeracja.
• Osobne serie numeracji dla faktur z NIP nabywcy i bez NIP. Base sugeruje taki podział przy KSeF, bo pozwala wysyłać do systemu tylko te faktury, które muszą tam trafić.
• KSeF: wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych. Faktury dla konsumentów nie są objęte obowiązkiem (zakres obowiązkowego KSeF).
• Jeśli faktury wystawia BaseLinker, połączenie z KSeF wymaga tokenu wygenerowanego w portalu KSeF. Base pozwala pominąć faktury bez NIP nabywcy i przekazywać dokumenty automatycznie (instrukcja Base).
• Sposób dokumentowania sprzedaży konsumenckiej, paragon czy faktura, ustalony z księgową.
• Kto i gdzie wystawia korekty przy zwrotach.
• Waluty i stawki VAT przy sprzedaży za granicę, uzgodnione z księgową przed podłączeniem zagranicznych kanałów.

Automatyczne akcje: co ustawić na start

Automatyczne akcje znajdziesz w zakładce Zamówienia. Każda reaguje na zdarzenie, na przykład opłacenie zamówienia albo wygenerowanie etykiety, może mieć warunki i wykonuje wybrane czynności. Zanim je ustawię, rozpisuję obieg zamówienia na statusy, bo akcje przesuwają zamówienie między nimi.

1. Po opłaceniu: status „Do realizacji” i wystawienie faktury.
2. Po wygenerowaniu etykiety: status „Wysłane” i mail do klienta z numerem przesyłki.
3. Zamówienie z komentarzem klienta: osobny status do ręcznego sprawdzenia przed pakowaniem.
4. Zamówienie za pobraniem: osobna ścieżka, bez czekania na płatność.
5. Niski stan magazynowy: oznaczenie produktu albo powiadomienie.

Razem z akcjami przygotowuję szablony wiadomości do klientów: potwierdzenie przyjęcia zamówienia, informację o wysyłce z linkiem do śledzenia i wiadomość przy zwrocie. Treść piszesz Ty albo zatwierdzasz moją propozycję, bo to Twoja komunikacja z klientem.

Na start ustawiam kilka akcji, nie kilkanaście. Każdą sprawdzam na zamówieniu testowym i pilnuję, żeby dwie akcje nie robiły tego samego, bo tak powstają podwójne faktury i podwójne maile do klientów.

Testy przed uruchomieniem

1. Zamówienie testowe z każdego kanału: import, dane klienta, NIP, punkt odbioru.
2. Płatność: status zmienia się sam po zaksięgowaniu wpłaty.
3. Faktura: dane nabywcy, numeracja i wysyłka do klienta. Połączenie z KSeF sprawdź na środowisku testowym, zanim włączysz je na produkcji.
4. Etykieta u każdego kuriera i powrót numeru przesyłki do kanału sprzedaży.
5. Sprzedaż w jednym kanale zdejmuje stan w pozostałych.
6. Anulowanie i zwrot: stan wraca na magazyn, a korekta powstaje tam, gdzie ustaliliśmy.
7. Zamówienie z kilkoma produktami i wariantami.
8. Szkolenie osób obsługujących zamówienia: co przestają robić ręcznie, co robią inaczej i co dochodzi nowego.

Najczęstsze pytania

Ile trwa wdrożenie BaseLinkera?

Podstawowe wdrożenie, czyli sklep, jeden lub dwa kanały, kurierzy i pierwsze automatyczne akcje, zajmuje zwykle kilka dni roboczych. Rozbudowane, z ERP i wieloma kanałami, trwa od dwóch do czterech tygodni. Najwięcej czasu pochłaniają testy konektorów i porządkowanie kodów produktów.

Czy BaseLinker zastąpi program księgowy?

Nie. Może wystawiać faktury i przekazywać je do KSeF, ale księgi dalej prowadzisz w swoim programie albo w biurze rachunkowym. Dokumenty mogą tam trafiać przez integrację.

Czy mogę wdrożyć BaseLinkera samodzielnie?

Podstawową konfigurację tak, jeśli masz czas na testowanie konektorów. Zlecenie wdrożenia ma sens, gdy sprzedajesz w kilku kanałach, masz ERP albo nie chcesz sprawdzać ustawień na prawdziwych zamówieniach.

Co zrobić, jeśli kody produktów w sklepie i na Allegro się różnią?

Ujednolicić je przed startem. Bez wspólnego kodu BaseLinker nie powiąże ofert z produktami automatycznie, a ręczne łączenie setek ofert zajmuje dużo czasu i łatwo o pomyłkę.

Od którego kanału zacząć?

Od tego, który ma najwięcej zamówień, zwykle od własnego sklepu albo Allegro. Kolejne kanały dokładam, gdy pierwszy działa bez ręcznych poprawek.

Jeśli wolisz przejść tę listę razem, robię to w ramach integracji BaseLinker: od przeglądu obecnych kanałów i obiegu zamówień, przez konfigurację konektorów i automatycznych akcji, po szkolenie i miesiąc wsparcia. Gdy BaseLinker nie wystarcza, bo sklep ma się łączyć z systemem, którego nie obsługuje, zobacz inne integracje sklepu internetowego.